Si hace unos meses nos hubieran dicho que instalaríamos la oficina en nuestras casas, nos hubiera dado un ataque de risa. Casi dos meses después del decreto de estado de alarma, los hay que trabajan desde el salón con dos monitores a la vez y una cámara profesional para las videoconferencias, mientras que otros comparten escritorio con sus hijos e improvisan un espacio de trabajo en la cocina.
El teletrabajo se ha implementado de manera mayoritaria en España, aunque de forma repentina y forzosa para proteger nuestra salud frente al COVID-19. No sabemos si habrá un cambio de paradigma en las relaciones económicas más allá del confinamiento, pero sí podemos afirmar que la pandemia mundial ha acelerado la transformación digital del mundo laboral.
En este contexto de crisis, el Tercer Sector se enfrenta a numerosos retos, pero también tiene la oportunidad de superar uno de sus grandes desafíos: la digitalización. Con el objetivo de compartir conocimientos sobre tecnología, hemos recopilado algunas herramientas de gestión online que optimizan los procesos de trabajo, aumentan la productividad y reducen costes, ya que son gratuitas o tienen descuentos especiales para ONG.
Cómo gestionar proyectos a distancia
Los recursos económicos limitados, la fuerza de trabajo basada en el voluntariado o la naturaleza de emergencia son factores que hacen que una ONG deba tener muy claros los objetivos y prioridades para desarrollar su actividad con éxito. En esta sección hemos elegido las aplicaciones más competitivas para la gestión de proyectos en remoto y el trabajo colaborativo.
G Suite. Esta poderosa herramienta 100% web ofrece varios productos ofimáticos de Google con un nombre de dominio personalizado de cliente. Si eres ONG, podrás acceder de manera gratuita a este paquete que incluye correo electrónico de empresa con Gmail, posibilidad de compartir calendarios con Google Calendar, gestión de equipos con Hangouts, 30 GB de almacenamiento de datos con Drive, procesamiento de textos con Docs, Sheets, Slides y creación de páginas web con Google Sites. Más información en Google For Non Profits.
Office 365. Office 365 reúne en un mismo lugar en la nube las aplicaciones favoritas de Micrsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, OneNote, Outlook, Project y SharePoint. Desde donación completa hasta descuentos especiales, las ONG pueden solicitar este paquete en este enlace.
Dropbox. Este servicio es una de las principales referencias en el sector del alojamiento de archivos en la nube, ya que su versión gratuita (10GB) permite subir, transferir, compartir y sincronizar en tiempo real archivos multimedia. Además, la herramienta permite realizar copias de seguridad cuando lo necesites. Si tu ONG necesita más espacio de almacenamiento, estás de suerte porque Dropbox Business ofrece descuentos para entidades sociales. Más información aquí.
WeTransfer. Si tienes que enviar archivos que pesan demasiado para adjuntarlos en un correo electrónico, esta es la solución perfecta. Basado en Internet, su servicio gratuito permite transferir archivos de hasta 2GB sin necesidad de crearte una cuenta en su aplicación. Puedes empezar a utilizarlo en este enlace.
Cómo estar en contacto con mi equipo
La comunicación interpersonal es fundamental para que tu departamento alcance los objetivos marcados. Si tienes que trabajar a distancia, estas aplicaciones son perfectas para organizar y coordinar el trabajo, celebrar reuniones virtuales, realizar un seguimiento de las metas y mantener a tu empleados y voluntarios motivados.
Microsoft Teams. Es el área de trabajo en equipo de Microsoft 365 que integra usuarios, contenido y herramientas para obtener mejores resultados. Con esta aplicación, puedes chatear, realizar videoconferencias y hacer llamadas desde cualquier lugar. Además, permite consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real. Consulta las ofertas para ONG aquí.
Google Chat. Es la evolución de Hangouts chat clásico, una plataforma de mensajería diseñada para equipos. Permite colaborar de forma sencilla y eficaz con mensajes directos y conversaciones en grupo, entre otras funciones. Con salas virtuales exclusivas para alojar proyectos y conversaciones a lo largo del tiempo, Chat simplifica el registro del progreso y el seguimiento de las tareas. Actualmente, admite 28 idiomas y un máximo de 8,000 miembros por sala. Disponible sólo para clientes de Google G Suite, puedes ampliar la información en este enlace.
Slack. Pensada para sustituir al correo electrónico, ha sido creada basándose en la manera en que la gente colabora en la vida real. El espacio de trabajo de Slack está formado por canales donde los miembros del equipo envían mensajes, comparten archivos, realizan llamadas de voz o vídeo, consultan el historial de conversaciones, etc. Además de existir descuentos especiales para ONG, si eres una entidad social que lucha contra el COVID-19 puedes solicitar tres meses gratuitos de uno de sus planes de pago. Más información aquí.
Google Meet. Es la nueva aplicación de videoconferencias de Google para reemplazar a Hangouts vídeo en el terreno profesional. Entre sus principales características, destaca: el acceso sencillo, pues puedes convocar reuniones generando un enlace para que los usuarios se unan desde cualquier navegador; la posibilidad de compartir pantalla para mostrar documentos, presentaciones, etc; la seguridad de su aplicación, ya que cuenta con cifrado de tránsito y medidas antiabuso proactivas. Su precio depende de la tarifa de G Suite contratada, pero en estos momentos el servicio Premium (hasta 250 participantes) está disponible de manera gratuita para todos los clientes. Consulta más información en este enlace.
Zoom. Es posiblemente la app más popular de videollamadas de carácter empresarial. Basado en la nube, el plan gratuito te permite organizar videoconferencias de hasta 40 minutos con un máximo de 100 participantes y realizar chats en vivo. Si lo que quieres es grabar las sesiones, tendrás que pasarte a la versión Pro. Puedes ampliar la información en este enlace.
Skype. De fácil uso y descarga gratuita, Skype se utiliza para hacer llamadas de audio o vídeo gratis individuales y grupales. Suele ser la aplicación elegida por particulares y pequeñas empresas. Puede albergar hasta 50 personas en una llamada de vídeo y estas se pueden grabar. Su gran calidad lo ha convertido en el software preferido para hacer entrevistas online. Más información aquí.
Cómo seguir cuidando de mi marca y de mi público
Construir una marca fuerte es clave para que el donante se sienta identificado y orgulloso de contribuir con la causa o proyecto de tu ONG. Estas herramientas de comunicación, marketing y publicidad te ayudarán a seguir en contacto con tu audiencia, así como a potenciar la imagen e identidad corporativa de tu entidad.
Mailchimp. Esta plataforma digital de email marketing permite automatizar en el envío de boletines creando una base de datos, segmentando audiencias, configurando campañas, gestionando la tasa de aperturas y rebote… La versión gratuita de Mailchimp acepta hasta 2.000 suscriptores y si eres ONG, tienes un descuento de hasta el 15% en la versión de pago. Amplia la información aquí.
Google Ad Grants. Es una versión de AdWords dirigida a organizaciones sin ánimo de lucro. Funciona de la misma forma que la plataforma de pago por clic, donde los anuncios patrocinados se activan cuando el internauta introduce las palabras claves relacionadas con tu proyecto o causa y cuyo coste viene determinado por un sistema de pujas. Puedes recibir 10.000 dólares mensuales gratis para invertir en Google Ad Grants si solicitas inscribirte en el programa Google for Non Profits. Amplia la información en este enlace.
Google Earth y Google Maps Platform. Del mismo modo, si te registras en el programa de Google for Non Profits, accedes al servicio de Google Earth y Google Maps Platform con crédito para tu ONG. Estas aplicaciones te permiten desarrollar visualizaciones de datos atractivas sobre el impacto de la actividad de tu organización, así como ser localizado fácilmente por las personas que quieran colaborar con tu causa. Interesante, ¿verdad? Consulta cómo solicitar este servicio aquí.
YouTube. Las ventajas que Google ofrece a las ONG también incluyen YouTube, la archiconocida plataforma para compartir vídeos. Dentro de la iniciativa Google for Non Profits, podrás solicitar condiciones especiales para tu canal de YouTube como, por ejemplo, crear campañas de donaciones a través de vídeos. Más información en este enlace.
Canva. El diseño gráfico no solo está al alcance de profesionales, pues este sitio web pone a tu disposición herramientas de diseño simplificadas que te permiten crear elementos visuales atractivos. Con un formato de arrastrar y soltar, ofrece acceso a más de 60 millones de fotografías y 5 millones de vectores, gráficos y fuentes. Merece la pena probar la versión gratuita, ya que tiene plantillas muy completas para diseñar tus primeras creaciones. Accede al servicio aquí.
Picktochart. Esta herramienta online es ideal para los amantes de la información visual, ya que te permite diseñar infografías sin necesidad de experiencia previa como diseñador gráfico. De fácil uso, la versión gratuita ofrece acceso a más de 400 plantillas prediseñadas y personalizables. Además, existen descuentos para ONG en sus versiones de pago. Más información en este enlace.
Pixabay. Una imagen vale más que mil palabras, especialmente en el sector de las ONG donde la emoción juega un papel esencial para que el donante conecte con un proyecto o causa. Pixabay es un banco de imágenes y vídeos online de alta calidad con descarga gratuita. Con más 1,7 millones de archivos de dominio público, el sitio opera con Licencias Creative Commons / Creative Commons CC0. Descubre su versión gratuita pinchando aquí.
Freepik. Más opciones de imágenes de alta calidad a tu alcance. Este potente buscador web localiza las imágenes, vectores, ilustraciones, iconos y archivos PSD (Photoshop) libres de derechos en internet. Puedes probar sus posibilidades de manera gratuita en este enlace.
Bitly. Seguro que conoces este servicio online de reducción de URL. Su utilidad resulta imprescindible a la hora de publicar un enlace en tus redes sociales, ya que no sólo ahorras espacio en el mensaje, sino que atraes más audiencia con una URL atractiva y segura. Pruébalo accediendo a su sitio web.
Lightshot. Esta herramienta de captura de pantalla es la manera más fácil de hacer una captura de pantalla personalizable. Además de seleccionar la parte de tu escritorio que quieres capturar, puedes añadir comentarios, figuras, etc. con un editor en línea. Lo más cómodo es habilitarla como extensión en tu navegador una vez que te la has descargado. Amplia la información aquí.
