Aprovechar la experiencia previa para no empezar desde cero
El benchmarking es, por tanto, una herramienta de gestión que puede ayudar a nuestra ONG a mejorar enfoques, formas de trabajar, procesos y metodologías. Y también a introducir cambios, poner en marcha nuevas iniciativas o tomar decisiones basándonos en el conocimiento de quienes lo han hecho antes. Es decir, no se trata de copiar, sino de aprender y reflexionar a partir de la experiencia de otros en lugar de comenzar a construir desde cero.
Por ejemplo, pensemos en una ONG que está valorando la posibilidad de crear un consejo asesor que dé apoyo a su patronato. Tendrá que decidir su composición, las funciones que se le asignarán, cada cuánto tiempo se reunirá… Lo primero, claro, es tener en cuenta las necesidades internas de la organización. Pero también puede consultar cómo funcionan los consejos asesores de otras entidades y utilizarlo como referencia. Desde Fundación Lealtad ponemos a disposición de las ONG herramientas prácticas y sencillas que pueden servir de base para este útil ejercicio de análisis y reflexión.
La nueva ficha comparativa para ONG Acreditadas
Pensando precisamente en facilitar el “benchmarking” con otras entidades similares desde este año las ONG Acreditadas cuentan con un nuevo documento de uso interno. Una vez finalizado su proceso de acreditación, reciben una ficha comparativa de su entidad en relación al conjunto de organizaciones acreditadas de tamaño similar. Se trata de un formato muy visual que permite localizar e interpretar los datos con facilidad.
Por ejemplo, de un vistazo podemos comparar cuántos miembros tiene nuestro órgano de gobierno frente a la media de nuestro segmento, o el número de reuniones que celebran al año. En el ejemplo vemos que una ONG mantuvo 3 reuniones de su patronato frente a las 6 que de media se mantuvieron en otras entidades. El dato puede servir para pensar si es necesario establecer más reuniones, o si las reuniones que se mantienen son suficientes.
La ficha comparativa incluye información de diferentes tipos de datos. Por ejemplo, la ONG de la ficha ejemplo cuenta con un porcentaje de voluntarios sobre el total de recursos humanos muy superior al de su categoría. ¿Es esa estructura la más adecuada para sus actividades? ¿Es esa una peculiaridad que debe procurar mantener?
También puede resultar útil comparar el grado de desarrollo de la planificación. En este caso, está en línea ya que el 77% de las ONG de su categoría cuentan con una planificación estratégica.
En un artículo reciente hablamos sobre la presencia en redes sociales de las ONG, otro tema que también detalla la ficha comparativa.
Si hay un área en el que las ONG están permanente buscando referencias es la financiera en lo que tiene que ver con la estructura de financiación, y la sostenibilidad de la organización. Estos temas también están recogidos en la ficha comparativa. Nuestra ONG de ejemplo tiene menor dependencia de un único financiador y mayor financiación privada que otras ONG similares. También tiene menor autonomía porque, con sus recursos disponibles, puede mantener su actividad durante menos tiempo. Y su endeudamiento sobre fondos propios es muy superior. ¿Es necesario tomar medidas correctoras y establecer un plan para reducir la deuda?
Se trata solo de ejemplos de ideas que pueden surgir a partir de la lectura de la ficha comparativa. Esta ficha comparativa ya la están recibiendo las ONG que consiguen o renuevan su acreditación y por supuesto está abierta a futuras mejoras que ayuden a las ONG Acreditadas.
Informes públicos de transparencia y buenas prácticas
Como evaluadores de transparencia y buenas prácticas de las entidades no lucrativas españolas, analizamos en profundidad la actividad de las ONG Acreditadas con el sello Dona con Confianza. Con toda la información que recopilamos se elabora un informe público. Por tanto, cada una de las más de 270 entidades acreditadas cuenta con una ficha que permite conocer sus aspectos relevantes en dos minutos. Y desde esa ficha se puede acceder al informe completo de la ONG de acuerdo con cada uno de los 9 Principios de Transparencia y Buenas Prácticas
Estos informes públicos son también una herramienta de “benchmarking” disponible para consulta de cualquier entidad. A través de este informe es posible conocer los pormenores de cada organización en lo relativo a su misión, actividades y seguimiento. Respecto a sus órganos de gobierno, podemos consultar su estructura y sistema de renovación, las comisiones de apoyo y sus respectivas funciones. En cuanto a financiación, podemos ver las estructuras de financiación, los sistemas de captación de fondos, el control de uso de esos fondos o su sostenibilidad financiera. Se puede analizar, además, cómo organiza el voluntariado o cómo gestiona la comunicación.
Los datos agregados disponibles también pueden resultar muy útiles. De hecho, si analizamos las 274 ONG Acreditadas veremos que se financian mayoritariamente con fondos privados (suponen un 61% de los ingresos totales respecto al 39% de fondos públicos). Destinan un 84% del gasto anual a sus actividades relacionadas con la misión, un 9% a administración y gastos de estructura y un 7% a captación de fondos. ¿Los datos de mi entidad están en esos rangos? ¿Las diferencias que pueda haber se explican por las particularidades de mi entidad?
Sin duda, los datos agregados nos ayudan a identificar áreas a trabajar, nos sitúan y nos invitan a profundizar. Y como paso siguiente, existe la posibilidad de contactar directamente con otras ONG para conocer su experiencia en primera persona. Las ONG Acreditadas comparten una vocación de mejora continua, y en ese proceso, de forma habitual colaboran entre sí y se dan apoyo mutuo. Esto les ayuda tanto a avanzar de forma positiva en sus objetivos como a detectar y evitar errores que otros han cometido
Buscador de ONG para identificar entidades de referencia
¿Cómo localizar aquellas entidades con las que nos queremos comparar? Se puede utilizar el buscador de ONG Acreditadas. Este permite filtrar por ámbito geográfico, por tipo de actividad, por beneficiarios o por tamaño. Y en las fichas es posible comprobar también la forma jurídica y otro tipo de aspectos que pueden resultar de interés a la hora de elegir otras organizaciones para realizar nuestro “benckmarking”.
En definitiva, para aquellas entidades no lucrativas que se preocupan por mejorar constantemente, el benchmarking es una actividad totalmente recomendable.
