Hoy en día, los términos distanciamiento social y teletrabajo se han convertido en parte de nuestro vocabulario, después de comprobar que la distancia no nos impide ser sociables y que trabajar desde casa no está reservado a las multinacionales. Prueba de ello son las reuniones virtuales a diario con amigos y familiares, la oferta de actividades culturales online, la proliferación de webinars sobre herramientas digitales y la creatividad con la que hemos transformado nuestro hogar en oficina.
Afortunadamente, la vida no se ha paralizado, a pesar de que el coronavirus la haya puesto patas arriba. Precisamente, para evitar que tu entidad se paralice, es fundamental que el órgano de gobierno pueda seguir tomando decisiones. En este artículo, te damos las claves para que puedas celebrar con garantías este tipo de sesiones por vías telemáticas.
Real Decreto Ley 8/2020
Desde el pasado 17 de marzo, tu entidad puede celebrar las reuniones del órgano de gobierno por medios telemáticos o por escrito y sin sesión, aunque estas opciones no estén contempladas en los estatutos de tu ONG. Así lo establece el Real Decreto Ley 8/2020 de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.
Como sabrás, antes del estado de alarma, el Patronato, la Asamblea o cualquier órgano delegado podían reunirse de manera telemática, pero no podían adoptar acuerdos válidos por este medio si no estaba establecido a priori en sus estatutos. El artículo 40 (apartados 1 y 2) de este real decreto elimina de manera extraordinaria este supuesto.
Reuniones por medios telemáticos, ¿a qué se refiere?
Se refiere a cualquier medio que permita la unidad de acto a distancia entre dos o más personas, es decir, que puedan verse y oírse a pesar de estar alejadas entre sí. Hablamos, por tanto, de videoconferencias, una forma de comunicación en la que nos hemos vueltos expertos a través de las plataformas como Zoom, Google Meet, Skype, Teams, etc (puedes comparar sus principales características aquí).
Recuerda que, si te interesa grabar la sesión, es importante recabar el consentimiento previo de todos los asistentes.
Reuniones por escrito y sin sesión, ¿cuándo elegir esta opción?
Esta opción debería limitarse a situaciones en las que no sea posible celebrar una sesión y en aquellos casos en los que haya acuerdos muy concretos que adoptar en los que no hay debate. Por ejemplo, sobre una determinada operación financiera. En este caso, debe ser el Presidente o dos de los miembros del órgano de gobierno quienes formulen la propuesta a votar y recojan los votos por vías como el correo electrónico. Si hay mayoría, de acuerdo con los que establezcan tus estatutos, ese acuerdo se entiende adoptado.
¿Debe haber convocatoria previa?
Sí, aunque estas reuniones se celebren por medios telemáticos, la convocatoria ha de hacerse de forma habitual y debe cumplir los mismos requisitos en contenidos y plazos establecidos en tus estatutos en ambos formatos.
No obstante, puede ser relativamente sencillo que todos los miembros del órgano de gobierno se pongan de acuerdo en un día y una hora para reunirse de forma telemática (mañana a las 12, por ejemplo). En ese caso, si están presentes todos los miembros, se daría por válida la reunión.
Lugar de celebración y actas
Tanto en las reuniones por medios telemáticos como en las que son por escrito y sin sesión, se entiende que el lugar de celebración es el domicilio o sede de la ONG. En ambos casos, hay que redactar un acta que contenga el mismo contenido que en circunstancias normales: las personas asistentes, el orden del día, los acuerdo tomados, quién participó en cada acuerdo, quién votó a favor y en contra e incluir de qué forma se ha celebrado la reunión.
¿Qué ocurre con la presentación de cuentas anuales?
La irrupción del COVID-19 y el posterior confinamiento como medida de prevención también ha suscitado dudas sobre la formulación y aprobación de las cuentas anuales de las ONG.
En este sentido, el plazo de seis meses para la aprobación de cuentas a contar desde el cierre del ejercicio económico había quedado suspendido durante el estado de alarma hasta la publicación del 26 de mayo del Real Decreto Ley 19/2020 que reanuda la actividad. Desde el próximo 1 de junio, contarás con tres meses para la formulación de cuentas y dos meses para aprobarlas, si eres fundación. En el caso de las asociaciones de utilidad pública de ámbito estatal, se ha establecido un plazo de 4 meses para la presentación de las cuentas en el registro una vez finalice el estado del alarma.
De la teoría a la práctica
Para saber cómo se están enfrentando las ONG a las reuniones del órgano de gobierno por vías telemáticas, hemos hablado con Josean Villanueva, gerente de ADEMNA – Asociación de Esclerosis Múltiple de Navarra, y con Begoña Morera, directora técnica de SECOT (organización de voluntariado senior de asesoramiento empresarial). Ambas ONG han celebrado reuniones de Juntas Directivas durante el confinamiento y han convocado la Asamblea General para el mes de junio.
En el caso de ADEMNA, Josean cuenta que han optado por la videoconferencia a través de dos plataformas: “Para las reuniones más numerosas hemos utilizado Gotomeeting porque nos permite vernos en la misma pantalla a todas las personas participantes, mientras que para reuniones más reducidas hemos usado Microsoft Teams”.
Por su parte, SECOT ha llevado a cabo reuniones telemáticas en las dos modalidades que establece el Real Decreto Ley 8/2020: “A finales de marzo celebramos una reunión por escrito y sin sesión a través del correo electrónico, en tanto que la de abril fue por videoconferencia mediante la aplicación Meet de Google”, comenta Begoña.
La experiencia ha sido muy positiva para las dos organizaciones que coinciden en que las reuniones por vías telemáticas son más efectivas, directas y breves. Para ADEMNA, además, se trata de un método que abre nuevas posibilidades de participación: “La implicación de socios y socias que viven en zonas rurales o que pasan por episodios agudos de su enfermedad, ha sido siempre un déficit, máxime en una entidad que trabaja con personas que, en muchos casos, tienen dificultad de movilidad”, explica Josean.
Sin embargo, a pesar de las ventajas, las reuniones presenciales siguen siendo insustituibles. Tal y como señala Josean, el contacto personal aporta una cercanía que otras opciones a distancia nunca podrán alcanzar. Lo mismo opina Begoña, para quien los diálogos en persona propician la aparición de temas interrelacionados que de otra forma no se tratarían.
En cualquier caso, ambas ONG tienen claro que la opción de reuniones telemáticas para la toma de decisiones del órgano de gobierno es una excelente alternativa que implementarán más allá del estado de alarma.
